E-Rechnung im Betrieb: empfangen, aufbewahren, ausstellen
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, ausstellen müssen die meisten sie ab 2027 oder 2028. Wir richten bei Ihnen Postfach, Anzeige und Ablage ein. Für eigene XRechnungen installieren wir BonCRM.
Welche Fristen gelten?
Die Regeln gelten für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen, also Firmen mit Sitz, Geschäftsleitung oder beteiligter Betriebsstätte in Deutschland. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen.
| Zeitraum | Was gilt |
|---|---|
| seit 1. Januar 2025 | Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach genügt. |
| bis 31. Dezember 2026 | Alle dürfen noch sonstige Rechnungen ausstellen: Papier jederzeit, ein PDF per E-Mail nur mit Zustimmung des Empfängers. |
| ab 1. Januar 2027 | E-Rechnung für Aussteller mit mehr als 800.000 € Umsatz im Vorjahr. Bestehende EDI-Verfahren dürfen bis Ende 2027 weiterlaufen. |
| ab 1. Januar 2028 | E-Rechnung für alle übrigen Aussteller, soweit keine Ausnahme greift. |
Rechnungen aus Polen: Ein Lieferant ohne Sitz, Geschäftsleitung oder Betriebsstätte in Deutschland gilt nicht als inländisches Unternehmen und muss Ihnen keine E-Rechnung stellen.
Quelle: Bundesministerium der Finanzen, Fragen und Antworten zur E-Rechnung, Stand März 2026, abgerufen am 12.10.2026.
Wer ausgenommen ist und wer trotzdem empfangen muss
Keine E-Rechnung brauchen Sie unter anderem bei:
- Rechnungen an Privatkunden,
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto,
- Fahrausweisen, die als Rechnung gelten,
- Leistungen von Kleinunternehmern,
- vielen steuerfreien Umsätzen, etwa Finanzdienstleistungen oder Grundstücksvermietung,
- Leistungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind, zum Beispiel viele Vereine.
Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnung ausstellen, E-Rechnungen empfangen können müssen sie aber wie alle anderen. Eine Leitweg-ID brauchen Sie nur für Rechnungen an Behörden.
Keine Steuerberatung: Wir kümmern uns um Technik und Abläufe. Ob eine Ausnahme für Sie gilt und wie Sie Rechnungen buchen, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.
Was als E-Rechnung zählt und was nicht
Eine E-Rechnung ist eine strukturierte Datei nach der europäischen Norm EN 16931. Die Daten liegen als XML vor und lassen sich ohne Abtippen weiterverarbeiten.
| Format | E-Rechnung? | Was Sie bekommen |
|---|---|---|
| XRechnung | ja | Eine reine XML-Datei. Zum Lesen braucht es einen Viewer. |
| ZUGFeRD ab Version 2.0.1 | ja, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL | Ein PDF mit eingebetteten XML-Daten. |
| PDF, Scan, Papier | nein | Eine sonstige Rechnung, nach der Übergangszeit nur noch bei Ausnahmen zulässig. |
Leicht übersehen: Bei ZUGFeRD zählen die eingebetteten Daten. Weichen sie vom PDF ab, gilt der XML-Teil. Wer nur das PDF prüft, prüft im Zweifel die falsche Fassung.
Empfang einrichten: Postfach, Anzeige, Weitergabe
Ein E-Mail-Postfach genügt. Damit im Betrieb keine Rechnung liegen bleibt, richten wir mit Ihnen ein:
- Eine feste Adresse für Rechnungen, etwa rechnung@ihre-firma.de, als gemeinsames Postfach statt im Posteingang einzelner Mitarbeiter. Ihre Lieferanten bekommen die neue Adresse.
- Eine lesbare Ansicht für XRechnungen, zum Beispiel den E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung oder ein Programm auf dem Rechner.
- Prüfen und freigeben anhand der XML-Daten, nicht nur des PDFs.
- Weitergabe an die Steuerberatung als unveränderte Originaldatei, auf dem Weg, den Ihre Kanzlei nutzt.
- Einen Testlauf mit je einer XRechnung und einer ZUGFeRD-Rechnung vom Postfach bis in die Ablage.
Abgerechnet wird als Projektarbeit zu 75 € netto pro Stunde, eine Schätzung bekommen Sie nach dem Erstgespräch. Vieles erledigen wir per Fernwartung.
Aufbewahren: acht Jahre, im Original
Ein- und ausgehende Rechnungen bewahren Sie acht Jahre auf (§ 14b Abs. 1 UStG). Von einer E-Rechnung muss mindestens der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen. Ein Ausdruck ersetzt die Datei nicht.
Laut BMF liegt umsatzsteuerlich regelmäßig kein Verstoß vor, nur weil E-Rechnungen außerhalb eines GoBD-konformen Systems gespeichert werden. Positivtestate für Buchführungssoftware erteilt die Finanzverwaltung nicht, und Zertifikate Dritter binden das Finanzamt nicht (GoBD Rz. 180 und 181).
So legen wir ab
- PDF- und ZUGFeRD-Rechnungen in Paperless-ngx, einem Dokumentenarchiv mit Volltextsuche, das Originaldateien nicht verändert. Haben Sie schon ein Archiv, arbeiten wir damit.
- XRechnungen als XML-Dateien in einem eigenen Ordner mit fester Benennung nach Jahr, Lieferant und Rechnungsnummer.
- Beides im Backup. Wie wir Sicherungen prüfen, steht unter IT-Sicherheit.
XRechnungen ausstellen mit BonCRM
Nutzen Sie schon eine Rechnungs- oder Warenwirtschaftssoftware, prüfen wir zuerst, ob sie XRechnung oder ZUGFeRD ausgeben kann. Wenn nicht, gibt es BonCRM, unser eigenes System für Rechnungen, Kunden, Lager und Service.
Was BonCRM bei der E-Rechnung kann
- XRechnungen erstellen, nach XRechnung 3.0 in der Syntax UBL. Fehlen Pflichtangaben, zeigt das System, was fehlt, statt eine unvollständige Datei zu erzeugen.
- Eingangsrechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD direkt aus der Datei lesen, ohne KI.
- Rechnungen an das polnische KSeF senden, mit Status und Empfangsbestätigung (UPO), falls Sie auch in Polen fakturieren.
- Arbeiten auf Deutsch, Polnisch oder Englisch.
Beispieldateien aus BonCRM haben wir im September 2026 mit den Prüfregeln der KoSIT für EN 16931 und XRechnung 3.0.2 geprüft, ohne Fehler und ohne Warnungen.
Was BonCRM nicht kann
- ZUGFeRD-Rechnungen ausstellen, nur empfangen.
- Rechnungen über Peppol versenden. Die XRechnung laden Sie als Datei herunter und verschicken sie zum Beispiel per E-Mail.
- XRechnungen für innergemeinschaftliche Lieferungen und Ausfuhren.
- Ein Archivsystem ersetzen.
Wir installieren BonCRM per Fernwartung oder bei Ihnen vor Ort auf Ihrem Server. Ausprobieren können Sie es in der BonCRM-Demo, die mit Beispieldaten läuft und jede Nacht zurückgesetzt wird.
Was die Umstellung kostet
Alle Preise netto. Anfahrt bis 15 km kostenlos, darüber 1 € pro weiteren Kilometer.
- Rechnungspostfach und Weiterleitung
- Viewer für XRechnungen
- Ablage in Paperless-ngx oder fester Ordnerstruktur
- Übergabe an die Steuerberatung
- Installation auf Ihrem Server, per Fernwartung oder vor Ort
- Kontakte, Aufgaben, Kalender, Dateien und Benutzerrechte
- Rechnungen mit XRechnung und polnischem KSeF
- Angebote und Verträge
- Firmendaten, Logo, Nummernkreise und Rechnungsvorlagen eingerichtet
- 2 Stunden Schulung
- Updates von BonCRM
- Kontrolle der Backups
- Hilfe bei Fragen zum Programm
Die Datenübernahme rechnen wir immer separat ab. Eingangsrechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD liest BonCRM mit dem Modul Bank und Kosten.
Den genauen Preis für BonCRM nennen wir Ihnen nach einem Gespräch.
BonCRM im Preisrechner zusammenstellen →
IT-Betreuung zum Festpreis pro Arbeitsplatz →
Häufige Fragen zur E-Rechnung
Reicht ein normales E-Mail-Postfach für den Empfang?
Ab wann muss mein Unternehmen E-Rechnungen ausstellen?
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
ZUGFeRD oder XRechnung: Welches Format sollten wir nehmen?
Zählt eine PDF-Rechnung per E-Mail als E-Rechnung?
Wie lange müssen wir E-Rechnungen aufbewahren?
Was kostet BonCRM mit XRechnung?
Empfang jetzt prüfen, das Ausstellen in Ruhe vorbereiten
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